Tan solo tengo 40 años, pero nuestra generación ha visto de todos los colores en cuanto a herramientas de trabajo.
Empezamos con el fax. Sí, el fax. Ese aparato ruidoso que escupía papeles térmicos que se borraban solos con el calor y que había que guardar fotocopiados si querías que duraran más de dos años. El fax era la tecnología seria, la oficial, la que dejaba constancia. Si no lo mandabas por fax, no había pasado.
Luego llegó el correo electrónico y todo el mundo decía que iba a acabar con el trabajo de las administrativas porque «ahora cada uno puede comunicarse solo». Spoiler: no acabó con nada. Lo que hizo fue multiplicar el volumen de comunicaciones por cien y añadir una nueva capa de gestión que, cómo no, también cayó en nuestro tejado.
Después vino la digitalización. El escáner. La firma electrónica. El certificado digital. El DNI electrónico que tardaba tres años en funcionar bien en cualquier ordenador. Y poco a poco, con más o menos traumas, lo fuimos incorporando todo.
Porque eso es lo que hacemos. Siempre lo hemos hecho.
¿Te acuerdas del sistema RED de la Seguridad Social?
Permíteme un momento de nostalgia colectiva.
¿Recuerdas cuando la Seguridad Social implantó el sistema CRET@ — el Control de Recaudación por Trabajador, que ahora se llama Sistema de Liquidación Directa? Ese cambio fue un antes y un después en la gestión de nóminas. Porque no era solo aprender una plataforma nueva. Era un cambio de modelo completo: dejabas de autoliquidar tú las cuotas para que fuera la propia Tesorería quien calculara lo que debías pagar según sus datos. En teoría, más sencillo. En práctica, un quebradero de cabeza monumental.
Sobre todo para las que gestionábamos contratos cortos. Contratos de días, de horas, de temporada. Hacer cuadrar los tramos de cotización con el nuevo sistema fue todo un drama. Las liquidaciones no coincidían, los plazos apretaban, y la sensación de que el sistema tenía sus propios criterios y no siempre coincidían con los tuyos era permanente. Horas al teléfono con la TGSS. Horas revisando tramo por tramo. Y al final, como siempre, lo sacaste adelante.
Y si crees que eso fue duro, permíteme recordarte una palabrita: ERTE.
Marzo de 2020. El mundo se para. Y de repente, en cuestión de días, las empresas de media España tienen que tramitar Expedientes de Regulación Temporal de Empleo de forma masiva, con una normativa que cambiaba cada 48 horas, plataformas telemáticas que se caían por el volumen, y trabajadores y empresarios mirándote a ti — a ti — esperando respuestas que nadie tenía todavía.
No había precedente. No había manual. No había tiempo para aprenderlo con calma porque la gente necesitaba saber si iba a cobrar el mes siguiente.
Y aun así lo hicimos. Con el SEPE colapsado, con los sistemas saturados, con normativas que se publicaban un viernes por la tarde y había que aplicar el lunes por la mañana. Lo hicimos porque no había otra opción, y porque cuando hay que sacar algo adelante, las administrativas sacamos algo adelante.
Si sobreviviste a la gestión de ERTEs durante la pandemia, tienes mi respeto más absoluto. Y también la certeza de que la IA, con todo lo que viene, no va a poder contigo.
¿Y la firma digital? ¿Los certificados que caducaban siempre en el peor momento? ¿Las tarjetas criptográficas que necesitaban un lector específico que el proveedor tardaba tres semanas en entregar?
¿Y la facturación electrónica en las administraciones públicas? ¿Los códigos DIR3 — esos códigos de identificación de unidades administrativas que había que buscar, verificar y añadir a cada factura antes de enviarla al FACe? Porque si no ponías el código correcto, la factura rebotaba. Y si rebotaba, a empezar de cero.
Todo eso llegó como un tsunami. Sin manual de instrucciones, sin tiempo de adaptación suficiente, con plazos imposibles y con la sensación permanente de que el resto del mundo ya lo tenía controlado menos tú.
Y sin embargo, aquí estás.
Lo aprendiste. Lo dominaste. Lo incorporaste a tu día a día hasta que dejó de ser «esa cosa nueva y complicada» para convertirse simplemente en parte de tu trabajo.
Eso no es poca cosa. Eso es muchísimo.
Y ahora llega la IA. Y sí, da un poco de vértigo.
Seré honesta: la inteligencia artificial tiene un alcance diferente a todo lo anterior. No es una nueva plataforma de la Seguridad Social. No es un nuevo formato de factura. Es algo que afecta a cómo se hace el trabajo en un sentido mucho más amplio y a un ritmo que cuesta seguir incluso a quienes se dedican a esto profesionalmente.
Cada semana hay una herramienta nueva. Cada mes parece que todo lo anterior ha quedado obsoleto. Los titulares alternan entre «la IA va a hacer tu trabajo mejor que tú» y «la IA va a quitarte el trabajo». Y en medio de todo ese ruido, tú tienes que seguir gestionando el correo, las facturas, la agenda y las urgencias de siempre.
Es normal que abrume. Es normal que no sepas por dónde empezar. Es normal que hayas abierto ChatGPT una vez, no supieras muy bien qué pedirle y lo hayas cerrado pensando que eso era para otra gente.
Pero permíteme recordarte algo.
El ritmo de la IA no es más brutal que el de la digitalización. Lo parece.
Cuando llegó la obligación de presentar documentos ante la administración de forma electrónica, el plazo era ayer. Cuando implantaron la facturación electrónica obligatoria, las empresas corrían como pollos sin cabeza intentando entender qué era el FACe y por qué sus facturas no llegaban. Cuando el certificado digital se convirtió en imprescindible para casi cualquier gestión, nadie explicó bien cómo funcionaba ni qué pasaba cuando caducaba.
La diferencia con la IA es que el cambio no lo impone una normativa con fecha límite. No hay un BOE que diga «a partir del 1 de enero todas las administrativas deben usar inteligencia artificial». Eso, paradójicamente, hace que parezca más urgente y más difuso a la vez — porque no hay un objetivo concreto al que llegar, sino una nube enorme de posibilidades que no sabes cómo ordenar.
Pero la lógica es la misma de siempre: no tienes que saberlo todo de golpe. Tienes que ir aprendiendo lo que te es útil, a tu ritmo, aplicándolo donde tenga sentido en tu trabajo real.
Seamos honestas sobre dónde estamos realmente
Porque hay algo que los entusiastas de la tecnología tienden a olvidar.
Hay muchas empresas — muchas, no pocas — que siguen imprimiendo dos copias en papel de cada factura. Que tienen los ordenadores de la oficina capados para instalar cualquier herramienta nueva. Que mandan documentos por correo en lugar de usar sistemas de firma digital porque «siempre lo hemos hecho así y funciona». Que siguen usando Excel de 2010 y no piensan actualizarlo.
Eso no es atraso ni ignorancia. Es la realidad de miles de pequeñas empresas que tienen otras prioridades, recursos limitados y una resistencia al cambio perfectamente comprensible cuando cada cambio anterior ha llegado con más complicaciones que facilidades.
Y si eres asistente virtual y trabajas con varios de esos clientes, sabes perfectamente de lo que hablo. Porque tú puedes tener todas las herramientas del mundo, pero si tu cliente trabaja en Windows XP con una conexión de ADSL, hay un límite muy real a lo que puedes implementar.
Tenemos un trabajo educativo enorme por delante. Y eso también forma parte de nuestro valor como profesionales.
Entonces, ¿qué hacemos con la IA?
Lo mismo que hicimos con todo lo demás. Con calma, con criterio y sin dejarnos llevar por el pánico ni por el hype.
Empieza por lo que te resuelve algo concreto. No explores la IA en abstracto. Piensa en una tarea que te lleve tiempo, que sea repetitiva o que te cueste — redactar ciertos correos, resumir documentos, buscar información, crear plantillas — y prueba si alguna herramienta de IA puede ayudarte con eso específicamente.
No necesitas usarlo todo. ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude, Notion AI, herramientas de automatización… el ecosistema es enorme y crece cada semana. No tienes que dominar todo. Con dominar dos o tres herramientas que encajen con tu flujo de trabajo real ya estás muy por delante de la mayoría.
Comparte lo que aprendes. Una de las cosas más valiosas de esta profesión es la red informal de conocimiento entre compañeras. Cuando descubres algo que funciona, cuéntalo. Cuando algo no funciona como prometen, cuéntalo también. Ese intercambio horizontal de experiencia real vale más que cualquier curso.
No te compares con los casos de uso espectaculares. Los ejemplos que circulan en LinkedIn de «la IA hace mi trabajo en cinco minutos» suelen ser casos muy específicos, muy optimizados y presentados de la forma más impactante posible. La realidad del uso cotidiano es mucho más modesta y mucho más útil.
Una última cosa
Llevamos décadas demostrando que nos adaptamos. Que aprendemos. Que cuando llega algo nuevo, complicado y sin manual de instrucciones, nos arreglamos, nos ayudamos entre nosotras y lo acabamos dominando.
El fax. El correo electrónico. La firma digital. El certificado que caducaba siempre en el peor momento. El sistema CRET@ y sus tramos imposibles. La facturación electrónica y los códigos DIR3. Y los ERTEs. Dios mío, los ERTEs.
Todo eso llegó como un tsunami. Y aquí seguimos.
La IA no va a ser diferente. Va a llevar tiempo, habrá frustraciones, habrá herramientas que prometan mucho y entreguen poco. Pero de la misma manera que pasamos por todo lo anterior — y a veces con mucho menos apoyo del que merecíamos — esto también lo vamos a pasar.
Y cuando lo hayamos pasado, habrá alguna tecnología nueva esperando en la puerta.
Bienvenida a nuestra profesión. La que siempre ha necesitado aprender, adaptarse y sacar las castañas del fuego antes de que alguien se diera cuenta de que estaban en el fuego.
¿Qué cambio tecnológico te ha costado más integrar en tu trabajo? ¿Y cuál ha sido el que más te ha cambiado el día a día para bien? Cuéntamelo en los comentarios.